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Elementos esenciales del negocio inteligente

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Opciones de pago

Como dueño de una pequeña empresa, necesitarás decidir qué tipos de pagos vas a aceptar de los clientes.

Podrías ofrecer la opción de pagar con:

  • Efectivo
  • Cheques
  • Tarjetas de débito
  • Tarjetas de crédito
  • Pagos móviles
  • Transferencias bancarias electrónicas

Opciones de pago

Ofrecer más de una opción puede ayudarte a atraer una gama más amplia de clientes y les permite hacer compras más grandes. Sin embargo, hay ventajas, desventajas y costos asociados con cada tipo de pago.

Pros y contras de diferentes tipos de pagos

En donde abres tu negocio y los tipos de productos que vendes podrían jugar un papel importante en decidir qué sistemas de pagos deberías ofrecer a los clientes.

Si esperas hacer la gran mayoría de tus ventas en línea, aceptar pagos electrónicos es imprescindible. Similarmente, si tus productos o servicios son caros, es probable que los clientes no vayan a querer llevar tanto dinero en efectivo a tu tienda para hacer la compra – un cheque, tarjeta o pago móvil puede ser una mejor opción.

En cambio, si vendes productos caros de una tienda física, es posible que tus clientes prefieran pagar con dinero en efectivo. A veces los clientes esperan que aceptes dinero en efectivo si abres una tienda en un área en donde mucha gente no tiene cuentas bancarias o en donde las redes para procesar tarjetas, compañías que mandan y verifican la información cuando alguien hace una compra con tarjeta, frecuentemente se desconectan.

No importa que tipos de pagos ofreces, hay ventajas y desventajas para cada uno. Aquí hay algunos de los pros y contras de los tipos de pago principales:

Tipo de Pago
Ventajas
Desventajas
Efectivo Una de las formas de pagos más común y más fácil.

Muchos clientes esperan que aceptes efectivo.

No tienes que pagar tarifas para aceptar efectivo.
Es posible que los clientes no quieran hacer compras grandes con efectivo.

Guardar efectivo en tu negocio, en casa o transportarlo al banco puede ser peligroso.

Asegurar que la caja tenga suficientes billetes para dar cambio puede inmovilizar dinero que podrías utilizar para propósitos de negocios.

Contar el dinero al final de cada día consume mucho tiempo.
Cheques Puede facilitar que los clientes hagan compras más frecuentes o más grandes.

Les permite a los clientes hacer compras más grandes con seguridad.

No tienes que guardar tanto efectivo en la tienda.

No tienes que pagar tarifas para aceptar cheques.
Después de depositar un cheque, tienes que esperar a que el banco procese el cheque y deposite el dinero en tu cuenta.

Hay un riesgo de que alguien trate de pagar con un cheque falso o que un cheque rebotará si el cliente no tiene suficientes fondos y tu no vas a recibir el pago.
Tarjetas de débito, crédito y pre-pagadas Puede facilitar que los clientes hagan compras más frecuentes o más grandes.

Les permite a los clientes hacer compras más grandes con seguridad.

Puede ser más rápido y más conveniente para los clientes al momento de pagar que aceptar efectivo o cheques.

No tienes que guardar tanto efectivo en la tienda.

No tienes que preocuparte por cheques malos o efectivo falso.

Les permite a los viajeros extranjeros hacer compras fácilmentes.
Tendrás que esperar para que la transacción sea procesada antes de recibir el dinero en tu cuenta. Por lo general se tarda entre uno y tres días.

Es posible que tengas que pagar una tarifa de transacción que es normalmente un porcentaje de la transacción. Las tarjetas de débito por lo general tienen tarifas más bajas.

Necesitarás comprar o alquilar un dispositivo para aceptar pagos (se llama un dispositivo de punto-de-venta).

Podrías tener responsabilidad si un cliente usa una tarjeta falsa o robada para hacer una compra.

Si un cliente disputa un cargo (si inicia una “chargeback”), la transacción se puede revertir y no recibirás el pago.
Pagos móviles
Billetera móvil Los pagos con billetera móvil les permiten a los clientes pagar sin tener que usar una tarjeta física.

A menudo es más seguro para los clientes que usar una tarjeta física, pues los datos están encriptados y no pueden verse.

Todos los teléfonos inteligentes están equipados ahora con una billetera móvil.

El proceso de compra rápido y eficiente puede alentar a los clientes a realizar compras con mayor frecuencia.
Usted debe alquilar o adquirir un dispositivo para procesar la billetera a fin de completar la transacción.
Códigos QR de respuesta rápida Opción de pago sin contacto para los clientes que desean tener una experiencia práctica.

Está habilitada en todos los teléfonos inteligentes y no requiere de una aplicación específica para que los clientes puedan tener acceso.

No se requiere de un PDV ni de una terminal de pago para completar las transacciones.
Requiere de una conexión wifi segura.

Puede requerir que los clientes ingresen los datos de la tarjeta de débito o crédito más de una vez, pues la información no se guarda automáticamente
Pago automático El pago automático es muy fácil de configurar para los clientes.

Es beneficioso para los servicios de suscripción o para pagos recurrentes.

Asegura los pagos a tiempo no confiables recordándoles a los clientes que realicen el pago.

Se dedica menos tiempo a hacer el seguimiento con clientes para recordarles que remitan los pagos.
Los pagos por sobregiros tienen lugar a menudo con el pago automático; lo cual resulta en transacciones inversas.

Los clientes pueden olvidarse de que han configurado el pago automático y solicitar reembolsos después de realizado.
Facturación por correo electrónico Si su empresa presta servicios, la facturación por correo electrónico inmediatamente después del servicio prestado les permite a los clientes pagar y recibir un recibo automáticamente.

Usted puede simplificar sus informes y administrar los datos de manera segura, conectándose con su CRM y sistemas de contabilidad.

Es más eficiente y amigable para el medio ambiente.

Transacciones más rápidas y menos seguimiento para recolectar el pago.
Principalmente para los proveedores de servicios, y menos útil para el comercio minorista, los bienes de consumidores o las empresas en línea.

Potencial para la pérdida de correos electrónicos o para que éstos queden rotulados como “correo basura”.

Como dueño de negocios pequeños, y especialmente si contratas a empleados, deberías considerar el tiempo y los esfuerzos asociados con cada tipo de pago.

Por ejemplo, es posible que los empleados necesiten menos entrenamientos para aceptar pagos en efectivo que pagos con tarjetas de crédito, pero necesitarás un lugar seguro para almacenar el dinero en efectivo y tal vez necesites ir al banco regularmente. Además, podrías crear un sistema para asegurar que los empleados sumen correctamente el efectivo y que no estén robando a tu negocio.

En cambio, puede tomar más tiempo entrenar a los empleados en como aceptar tarjetas, pero una vez que estén entrenados, puede haber menos errores de matemáticas y será más fácil sumar y registrar tus ventas cada día.

También, considera otras formas de pagos y si pueden funcionar en tu negocio. Quizás podrías beneficiarte de vender tarjetas de regalo que tus clientes pueden dar a sus amigos o familiares. O, podrías distinguirte de los competidores permitiendo que tus clientes paguen con métodos de pago digitales.

Prepara tu negocio para aceptar pagos

La cantidad de tiempo y esfuerzo que toma el manejar el sistema de pagos de tu negocio puede depender de los tipos de pagos que aceptes y de que tan riguroso seas en monitorizar tu negocio.

Si solamente aceptas efectivo y no tienes mucho inventario para rastrear, el comenzar puede ser tan sencillo como comprar una caja registradora y un libro de ventas en papel. Sin embargo, la mayoría de los dueños de negocios pequeños quieren (o necesitan) un proceso bien detallado para rastrear su inventario y ventas. Muchos de ellos ven el beneficio de permitirles a los clientes pagar con tarjetas o pagos digitales.

Crea tu negocio legalmente
Si aún no has realizado los pasos para crear legalmente y registrar tu empresa, habitualmente, es ahí por donde querrás empezar. El proceso también te ayudará a obtener los documentos requeridos y la información necesaria para abrir una cuenta bancaria empresarial.

Abre una cuenta bancaria
Una cuenta bancaria de negocios puede ser un requisito si aceptas pagos no en efectivo y es un lugar seguro para almacenar el dinero en efectivo que tu negocio recibe de los clientes. Separar las cuentas personales y las de negocios también puede ayudarte a ser organizado y hacer más fácil la presentación de impuestos.

Cuentas de cheques de negocios pueden tener diferentes cuotas que las cuentas bancarias personales, tales como una cuota basada en el número de transacciones que tengas cada mes. Compara tus opciones cuidadosamente antes de abrir una cuenta. También podrías empezar a ahorrar dinero, algo que puedes hacer con una cuenta de ahorros de negocios.

Prepárate para aceptar pagos no en efectivo
Es posible que necesites suscribirte a varios servicios antes de poder aceptar tarjetas o pagos móviles. El proceso puede ser confuso, aquí hay una visión general de lo que podrías necesitar:

  • Servicios para comerciantes. Un proveedor de servicios para comerciantes establecerá para ti un procesador de pagos y una cuenta mercantil.

    Las compañías procesadoras de pago pueden enviar toda la información de un lado al otro cuando un cliente paga con tarjeta. Una cuenta para comerciantes es un tipo especial de cuenta bancaria que posibilita que el dinero de tus clientes circule por el sistema de procesamiento de tarjetas y se deposite en la cuenta bancaria de tu empresa.

    Es posible que puedas establecer servicios para comerciantes con tu banco, una organización de ventas independiente (ISO por sus siglas en inglés) o con un proveedor de servicios de pagos todo-en-uno.

    Compara tus opciones y trata de negociar la duración de tu contrato (un contrato más corto puede darte más opciones en el futuro) y las cuotas que tienes que pagar con cada opción. Por lo general hay una tarifa para establecer el servicio, así como tarifas mensuales y anuales. También tendrás que pagar una cuota por cada transacción.
  • Un dispositivo para punto-de-ventas. El dispositivo en donde los clientes van a pasar, insertar o “tap” su tarjeta (o Smartphone) cuando hacen una compra. Tu proveedor de servicios mercantiles puede alquilarte o venderte un dispositivo de POS. Algunos dispositivos son pequeños, otros son más grandes y parte de la caja registradora. También hay opciones que se enchufan a dispositivos móviles o te permiten anotar la información en un formulario en línea. Si tienes un sistema de software POS, necesitas un dispositivo que pueda conectarse al sistema, y que pueda registrar tus ventas.
  • Un proveedor de servicios de pagos de todo-en-uno (PSP por sus siglas en inglés). En vez de establecer tu propia cuenta mercantil y buscar un procesador de tarjetas de crédito, quizá busques una opción más fácil. Los proveedores de servicios de pagos muchas veces ofrecen un paquete de servicios, como procesar tarjetas de crédito, el sistema de punto-de-ventas y permitirte usar su cuenta mercantil. Por lo general es más fácil entender las cuotas que vas a pagar y establecer tu negocio para aceptar pagos no en efectivo con un PSP, pero las cuotas pueden ser más altas de lo que pagarías con una cuenta de servicios para comerciantes.
  • ¿Vender en línea? Necesitarás una pasarela de pago. Si tu negocio decide aceptar pagos en línea, también necesitarás un sitio web con un carrito de compras y una pasarela de pago. El carrito les permite a los clientes escoger y comprar productos. La pasarela de pagos toma la información de los pagos del cliente y acepta o rechaza la transacción. Algunas pasarelas de pago también te permiten aceptar transferencias bancarias electrónicas. Tu cuenta de servicios para comerciantes, o PSP, a veces viene con un pasarela de pago (a veces con una cuota adicional), o puedes comparar más y buscar una diferente solución en línea.

Cumple con tus obligaciones
Cuando usas una cuenta de servicios del comerciante, un PSP o una pasarela de pago y planeas aceptar tarjetas de débito y crédito, deberías asegúrate que tu compañía y tus prácticas de negocios cumplan con las leyes más recientes y con las regulaciones de las compañías de tarjetas de crédito.

Escoger un sistema de punto-de-ventas

Un sistema de punto de ventas (POS) puede ser una herramienta esencial para manejar las ventas y mantener registros precisos. de tu negocio. La mayoría de los sistemas POS consisten de software y hardware.

El hardware puede ser una caja registradora, una tableta o llave dongle, un dispositivo pequeño que lee tarjetas y se puede conectar a un dispositivo móvil. Algunas opciones de hardware pueden funcionar con una variedad de sistemas POS. O, es posible que puedas aceptar pagos no en efectivo con un dispositivo POS sin conectarlo a un sistema POS más complejo.

El software POS puede ayudarte a registrar, almacenar y analizar toda la información de tu negocio, ahorrándote tiempo y haciéndote un dueño de negocio más efectivo. Es posible que puedas escoger entre diferentes opciones o funciones dependiendo de la complejidad de tu sistema POS.

Hay cientos de sistemas POS de dónde escoger, incluyendo opciones especiales para cierto tipos de negocios (un restaurante tiene diferentes necesidades que una tienda de ropa) y sistemas personalizables. Aquí hay cuatro cosas para considerar al comparar tus opciones:

Costos
Considera los costos iniciales y continuos por el sistema.

Es posible que necesites comprar o alquilar el hardware, tal como una caja registradora o dispositivo POS. Entonces, dependiendo de tu elección, vas a tener que comprar el software POS o pagar una cuota de suscripción mensual (o anual).

Adicionalmente, los sistemas POS podrían cobrarte diferentes cuotas para el proceso de las transacciones de las tarjetas de débito y crédito. Compara los costos de procesamiento entre sistemas POS, a ver si el sistema te permite cambiar a una tercera compañía de procesos más tarde, si quieres más flexibilidad.

Características
Tus necesidades pueden cambiar a medida que tu negocio crezca, así que considera cuales características necesitas hoy y cuales querrás en el futuro. Aquí hay algunas cosas que un sistema POS puede hacer:

  • Aceptar tarjetas de débito y crédito de EMV chip (un chip pequeño en las tarjetas que ayuda a mantener segura la información del titular de la tarjeta)
  • Aceptar tarjetas sin contacto (tarjetas que se puede ‘tap’ en vez de pasar o insertar en la máquina) y pagos móviles
  • Almacenar efectivo en un cajón seguro
  • Escanear los códigos de barras de los productos
  • Rastrear el inventario del negocio
  • Crear informes de ventas
  • Manejar los horarios y hojas de tiempo de los empleados
  • Manejar un programa de fidelidad del cliente
  • Conectarse con el software de contabilidad
  • Imprimir recibos o mandar recibos digitales

Sencillez
Algunos sistemas requieren horas o días para configurarlos o requerirte a contratar a un consultor para comenzar. Otros pueden ser más sencillos. La configuración es solamente una parte del proceso. Considera la facilidad de usar el sistema diario, y la facilidad de entrenar a los nuevos empleados para usarlo.

Apoyo
Un solo problema con el sistema POS podría frenar tu empresa y, como dueño de empresa, puede que seas tú quien tenga que solucionar el problema. ¿Adónde vas a buscar ayuda? Algunos proveedores de sistemas POS ofrecen apoyo en cualquier momento del día. Con otros, es posible que necesites resolver el problema por tu cuenta o pagarle a un consultor.

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Exención de responsabilidad: No debe interpretarse como asesoramiento legal
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