Manejo de los empleados

Para muchos dueños de empresas en crecimiento, la contratación de empleados es una necesidad. Piensa en estos individuos como en uno de tus mayores activos, tan valiosos como el nombre y la reputación de tu empresa y el producto o servicio que provees. Sin embargo, tener que liderar un equipo de personas de distintas personalidades, estilos de trabajo y fortalezas puede constituir un desafío. La gestión es un arte e implica dedicación y planificación. Cuanto más eficiente sea tu liderazgo, más valor, lealtad y esfuerzo recibirás a cambio. Tendrás un buen comienzo si decides directamente cómo contratarás, inspirarás, apoyarás, capacitarás y liderarás a tu equipo.

Contratación
Independientemente de que contrates a tu primer o a tu décimo empleado, es importante poner sumo cuidado al elegir a alguien que se incorporará a tu personal. En un equipo pequeño, cada persona debe ser un sólido aportante y tener fortalezas singulares para ayudar a impulsar tu empresa. La elección de la persona equivocada te causará dolores de cabeza, pérdida de ganancias y conflictos en el trabajo. Si optas por la persona correcta, será un gran salto de productividad. Independientemente de que contrates a un integrante de la familia, a un amigo o a alguien que no conozcas, hay pasos que puedes seguir para elegir a la persona correcta para tu empresa y prepararla para el éxito.

1. Decide cuándo contratar a un empleado
En unos pocos casos, como por ejemplo en un restaurante, la contratación de empleados puede ser necesaria desde tu primer día de actividad. Con mucha frecuencia, un dueño de empresa maneja todos los aspectos de su negocio hasta que se da cuenta de que es demasiada responsabilidad para una sola persona. Aquí hallarás algunas preguntas que deberás responder al considerar si incorporar o no a un empleado.

• ¿Necesitas ayuda? Para algunos dueños de empresas, la prioridad es mantener a tu empresa pequeña y manejable. Otros pueden estar luchando para manejar la carga de trabajo o tener oportunidades que no pueden aprovechar por falta de tiempo. Estas son señales que indican que es momento de contratar a alguien.
• ¿Puedes pagar por ayuda? Recuerda que el costo real de un empleado no es solo el importe que se le paga a esa persona por hora. También incluye los días libres con goce de sueldo, los beneficios de cuidados médicos o jubilación y otros gastos. Siéntate para analizar tu presupuesto; decide cómo esperas aumentar tus ganancias o productividad si incorporas a un nuevo empleado; calcula el salario, los beneficios y gastos generales que necesitarás pagar si contratas a un empleado; después, ve si tienes espacio en tu presupuesto para cubrir los costos.
• ¿Qué tipo de empleado necesitas? Es probable que contrates a un empleado de jornada parcial o temporario para ayudarte unas horas a la semana o en el período de ajetreo de la temporada. A medida que vayas creciendo, necesitarás contar con empleados de jornada completa o permanentes.

2. Conoce las leyes.
Antes de contratar a tu primer empleado, es importante saber cuáles son los requisitos legales para la selección de empleados y cómo debes tratarlos una vez que formen parte de tu equipo. Algunas leyes solo se aplican a empresas con un determinado número de empleados; por lo tanto, familiarízate con los requisitos de aplicación en tu empresa. Incluso si ahora tienes un equipo pequeño, vale la pena conocer las leyes a fin de estar preparado si tu empresa, y tu número de empleados, crece.

3. Redacta una buena descripción del trabaj.
Aun cuando contrates a alguien que conoces, es importante redactar una descripción clara del trabajo. Ello te ayudará a que tú y el empleado convengan en las responsabilidades del puesto. Si contratas a alguien por fuera de tu compañía, la descripción del puesto es también una importante oportunidad para atraer a excelentes candidatos. Por esta razón, debes asegurarte de que sea clara, redactada cuidadosamente y fácil de entender. Comienza optando por un título del puesto que describa cuál será el rol. Habla directamente con los candidatos en la descripción de manera clara y reconocible. Además, asegúrate de comunicar los aspectos positivos de tu empresa. Quienes están en busca de un empleo buscarán tareas, experiencia y responsabilidades alineadas con sus capacidades; por lo tanto, explica muy detalladamente estos puntos. Finalmente, haz saber a amigos, familiares y contactos empresariales que estás contratando y promociona el listado donde creas que puedes llegar mejor a tus candidatos ideales; a través de un cartel de anuncio de empleo en la ventana de tu empresa, de sitios de búsqueda de empleo por Internet, de volantes, en eventos locales, en sitios de redes sociales o a través de bolsas de trabajo de la comunidad.

4. Comienza entrevistando.
Si estás considerando la posibilidad de más de un candidato para un empleo, necesitarás fijar entrevistas con tus principales postulantes a fin de saber más acerca de sus intereses y experiencia. Si tienes muchos postulantes y deseas filtrar más rápidamente a los menos prometedores, puedes llevar a cabo una primera ronda de entrevistas telefónicas a fin de determinar con quiénes deseas tener una reunión cara a cara. Cuando decidas a quién entrevistar, considera lo bien que está presentado el curriculum vitae [resume] de cada candidato, si su capacidad coincide con la descripción de las tareas, antecedentes educativos y el tiempo de permanencia en empleos anteriores. También querrás intentar y determinar si la persona se dedica a su trabajo y se enorgullece de lo que hace. El carácter y el compromiso son incluso más valiosos para tu empresa que un conjunto de capacidades. A continuación, hallarás algunos consejos para garantizar un proceso fluido de entrevistas:

• Prepara una lista de preguntas para la entrevista. Las respuestas de los postulantes te brindarán la información que necesitas para decidir a quién contratarás. Las preguntas deberían abarcar la experiencia, habilidades, fortalezas, gustos/disgustos e, incluso, rasgos de personalidad. para ayudarte a hallar a la persona adecuada para tu equipo. Muchos sitios ofrecen listas de preguntas importantes que hay que formular y que te serán de utilidad para crear las tuyas propias. Ten en cuenta que hay algunas preguntas que no es lícito hacerles a los postulantes durante una entrevista, por ejemplo, acerca de su raza, orientación sexual y edad. Investiga la legislación referida a las preguntas pre-empleo de tu gobierno local para generar aquellas que sean eficaces y lícitas en la entrevista.
• Toma nota de sus respuestas. Así podrás recordar más fácilmente las respuestas de cada candidato mientras avanzas con otras entrevistas.
• Consúltales si tienen alguna pregunta que hacerte. Sus preguntas pueden indicar qué es lo que saben acerca de tu empresa, cuán interesados están en el empleo y las inquietudes o ideas que pueden aportar a la compañía.
• Sé claro acerca de las expectativas y metas de la empresa. En algunos casos, un candidato no estará tan entusiasmado acerca de la empresa o no estará de acuerdo con tus metas en general; es útil contar con esta información directa cuando elijas al candidato ideal para tu equipo.

5. Haz tu elección.
Ya has hablado con una serie de candidatos y has encontrado una aguja en un pajar. Este candidato parece entusiasmado con el puesto y tiene la capacidad, experiencia y personalidad que tu empresa necesita. Antes de hacerle a esa persona una oferta, deberás:

• Ofrecer beneficios de remuneraciones y otros beneficios posibles en una carta por escrito.
  Este documento le brindará al potencial empleado un panorama claro de todo lo que planeas proporcionarle a cambio del trabajo. Los beneficios descritos en el paquete pueden incluir días libres con goce de sueldo, licencia por enfermedad, beneficios de jubilación, beneficios de cuidados médicos, beneficios de maternidad y paternidad o un descuento en productos de la compañía. Querrás asegurarte de que el pago que ofreces esté alineado con lo ofrecido por otras compañías de tu industria para puestos similares. Esto te ayudará a atraer a los empleados sólidos y te asegurarás de que estén conformes con el puesto. A los efectos de investigar los salarios promedio en tu área, existen varios recursos en línea a disposición que brindan información salarial. Si contratas a alguien que conoces, es igualmente importante garantizar que ambos estén de acuerdo con estos detalles y que los tengan por escrito, pues así te ahorrarás futuros malentendidos en cuanto al pago, a los días libres o a otros temas relacionados con remuneraciones.
• Verificar la información
  Las mejores prácticas incluyen la obtención de permisos para ponerte en contacto con empleadores anteriores y otras referencias que el candidato ha proporcionado a fin de ver qué tienen para decir acerca del individuo. ¿Cuáles eran sus fortalezas y debilidades? ¿Qué aportó al puesto? En empresas de diferentes industrias, los empleadores realizan la verificación de los antecedentes a fin de asegurar que la persona que están contratando haya presentado una descripción veraz. En algunas situaciones tales como un puesto en el que el empleado debe saber manejar u operar una maquinaria, pueden realizarse pruebas de consumo de drogas a fin de garantizar que el candidato sea seguro para llevar a cabo las tareas requeridas de su puesto. Asegúrate de verificar la legislación local respecto de la información que puedes corroborar acerca de un potencial empleado.
• Estar preparado para negociar
  Las negociaciones acerca del salario a menudo constituyen una parte normal del proceso de contratación. A fin de realizar una buena negociación, necesitarás saber cuál es el rango de salarios de empresas similares en tu área, el valor que el empleado aportará a tu empresa, tu presupuesto para el puesto y cuán alto estás dispuesto a ir para conseguir a ese candidato en particular. Asegúrate de calcular el valor de las horas libres con goce de sueldo o los beneficios provistos por tu empresa, pues constituyen una parte importante del paquete general que ofreces. En la mayoría de los casos, tú y el candidato podrán acordar una cifra. Si no puedes llegar a un acuerdo, probablemente debas considerar otros candidatos más accesibles.
• Firmar la carta de oferta final
  Para formalizar la oferta, querrás describir la remuneración, la descripción del puesto y los beneficios en un documento final denominado carta de oferta laboral. Incluso si haces la oferta verbalmente, es importante llegar a un documento formal firmado que afiance el acuerdo.

6. Prepárate para el nuevo empleado.
Una vez que un empleado ha aceptado tu oferta, puedes definir una fecha de inicio y comenzar a realizar tareas tales como poner los papeles en orden. Es una manera de garantizar una transición fluida previo al primer día de trabajo. Cuando se trata de uno o de varios empleados, los siguientes son algunos de los formularios requeridos que deberás tener a mano.

• Formulario de solicitud de empleo
  Este formulario puede ser recolectado durante el proceso de contratación o antes de que el empleado comience a trabajar. Incluye información de los antecedentes de educación e historial laboral y te protege a ti como empleador si la persona ha proporcionado datos fraudulentos que resultaron en su contratación.

Ten en cuenta que existen algunas diferencias en las reglas fiscales laborales para empleados en tu familia.

Además de estos formularios, también debes mantener los siguientes registros para cada empleado. Cuando incorpores a un empleado nuevo en tu empresa, recaba los detalles que te falten y genera un legajo físico o carpeta digital donde podrás tener a mano dicha información y actualizarla:

• Nombre completo del empleado
• Domicilio, incluido el código postal cuando corresponda
• Fecha de nacimiento, si es menor de 19 años
• Sexo y ocupación
• Fecha y hora de la semana en la que comienza la semana laboral del empleado
• Horas trabajadas por día
• Total de horas trabajadas cada semana laboral
• Base conforme a la cual se paga el salario del empleado (por hora, semana, proyecto, etc.)
• Tarifa salarial habitual por hora
• Total de ingresos por día o por semana
• Total de ingresos por horas extraordinarias en la semana laboral
• Todas las adiciones o deducciones del salario del empleado
• Salario total pagado cada día de pago
• Fecha de pago y período de pago cubierto por el pago
• Otros detalles dependiendo de tu región

Consulta con el departamento de trabajo local a fin de determinar si existe otra documentación que debas guardar en los registros.

7. Considera la posibilidad de tener un manual para empleados.
Aun cuando tengas solo uno o dos empleados, una excelente manera de asegurarte de comunicar claramente los procedimientos empresariales consiste en documentar tus políticas y expectativas en una lista breve o en un manual para empleados. En el caso de una pequeña empresa, este puede ser un documento de una página que describa detalles importantes acerca de tu empresa y que podrás ampliar a medida que vayas creciendo. En el caso de una empresa un poco más grande, tal vez quieras dedicar más tiempo para generar un manual de más páginas y más detallado. Independientemente del tamaño de tu empresa, considera la posibilidad de que un especialista en recursos humanos o abogado revise tu manual para empleados a fin de garantizar que cumpla con los requisitos del estado, como por ejemplo una lista de derechos de los empleados. A continuación, se enumeran algunos de los elementos habitualmente incluidos en los manuales para empleados:

• Declaración de la misión de la compañía
  Esta es una declaración formal que resume las metas de tu empresa. Al incluir esta declaración, comunicarás la identidad de tu empresa a todos los empleados de manera directa.
• Horas libres con goce de sueldo, si las otorgas.
  Explica cuántos días libres con goce de sueldo tendrán los empleados por año, si corresponde, incluidos los días por licencia de enfermedad y vacaciones. Enuncia en detalle cuántas horas, si corresponde, pasan al año siguiente en caso de no haberlas tomado. También puedes incluir información acerca de las horas extraordinarias.
• Reglas de conducta
  Abarca las reglas generales tales como higiene en el lugar de trabajo, vestimenta, políticas sobre puntualidad y requisitos de interacción con otros empleados. Considera también la posibilidad de [incluir una lista de derechos en el lugar de trabajo].
• Nómina
  Indica cuándo los empleados recibirán el pago mensualmente, junto con las prácticas o requisitos relacionados con el seguimiento de horas y la nómina.
• Feriados
  Lista los feriados que tendrán libres los empleados y si serán con goce de sueldo.
• Beneficios por maternidad y paternidad
  Si bien no es obligatorio para ellos, algunos empleadores más pequeños también ofrecen licencias con goce de sueldo por maternidad y paternidad. Éste puede ser un factor importante para los empleados; por lo tanto, considera si la licencia es algo que tu empresa puede afrontar. En cada país existen diferentes leyes relacionadas con licencias para padres; por ello, querrás familiarizarte con la legislación vigente en tu región.

Asegúrate de incluir un renglón para la firma del empleado y, una vez firmado, guarda una copia en el legajo de cada empleado.

Capacitación de empleados
La documentación está completa, la fecha de inicio está definida y tu nuevo empleado está listo para comenzar. Antes de iniciar sus tareas, deberás diseñar un plan de capacitación para tu empleado nuevo en tus productos, servicios y procedimientos. No importa la experiencia con la que cuente el empleado, deberá aprender cómo operas la empresa y qué es lo que hace que tus productos se destaquen.

1. Haz una lista de los elementos que debes abarcar. Al incorporar a un empleado nuevo a la compañía, puede resultar de utilidad tener una lista de todos los elementos de capacitación para ese empleado, a saber: registro de horas, equipos y procesos operativos de la compañía para atención a clientes. Esta lista puede ayudar a definir las expectativas del empleado en esas primeras semanas y facilitarte el proceso de capacitación.
2. Pregunta qué sabe el empleado y qué debe saber. ALas capacidades avanzadas deben surgir de las básicas; por lo tanto, primero deberán dominarse estas últimas. Incluso algunos de los empleados más capacitados pueden necesitar llenar brechas de conocimiento específicos de tu empresa.
3. Patrocina sesiones de capacitación. Si tu empresa es más grande y ya está establecida, la capacitación puede tenerte al tanto de las tendencias de tu industria y mantener a tu equipo informado e interesado en el trabajo. Si tienes más de un empleado, considera la posibilidad de configurar sesiones de capacitación cruzada en las que los empleados compartan su experiencia en un área específica contigo y con otros trabajadores.
4. Busca conferencias y oportunidades de educación. En una empresa más grande, las oportunidades de educación atraerán a muchos empleados. A menudo, los trabajadores valoran la posibilidad de mejorar sus capacidades y puede hacerlos más dedicados en el trabajo. Conferencias relacionadas con investigaciones: el resultado puede llegar a ser empleados más felices y capacitados a quienes les gusta lo que hacen.

Revisiones de los empleados
Independientemente de que tengas uno o más empleados, una buena manera de mantenerlos productivos y en constante perfeccionamiento es llevando a cabo revisiones continuas de desempeño. Una revisión de desempeño no debería ser la primera vez que tus empleados se enteran de que están haciendo algo bien o de que necesitan mejorar en alguna área. Esa opinión debe ser comunicada diariamente. La revisión del desempeño es tu posibilidad de sentarte con él periódicamente (por lo general, cada trimestre), revisar los logros y las metas para mejorar y crear un plan para el siguiente período. Dichos pasos ayudarán a:

1. Determinar el formato de tus revisiones
   Durante la mayoría de las revisiones, empleador y empleado conversan acerca de las fortalezas, logros, desafíos, metas y próximos pasos del empleado. En algunos casos, los empleados reciben puntajes en áreas específicas; por lo que se puede realizar el seguimiento y la comparación de su desempeño en revisiones futuras. Hallarás en línea ejemplos de formularios de revisiones; consulta qué detalles y enfoque se adapta mejor a tu empresa. Además de llenar un formulario de revisión ellos mismos, algunos empleadores le ofrecen la plantilla a sus empleados para que la llenen primero a modo de “auto-revisión”. Esto los ayuda a pensar acerca de su propio desempeño y metas y a desempeñar un papel más activo en el proceso. Independientemente del enfoque elegido, sé directo con los empleados acerca de las expectativas del puesto y de lo que pueden esperar durante las revisiones.
2. Definir un marco de tiempo
   Decide con qué frecuencia deseas llevar a cabo revisiones e informa a los empleados cuándo deben esperarlas. De ser posible, siéntense una vez por trimestre en lugar de anualmente, a fin de garantizar una mejor comunicación y la prioridad de las metas.
3. Realizar el seguimiento de los avances
   En lugar de intentar recordar los elementos que debes incluir en las revisiones, mantén una lista abierta de los logros y desafíos de cada empleado: las metas alcanzadas, las tareas bien realizadas, los proyectos completados, las felicitaciones de los clientes o los plazos incumplidos. Esto te ayudará a brindar una opinión más clara y precisa.
4. Llevar a cabo la revisión
   Recuerda que la meta de las revisiones consiste en garantizar una comunicación abierta y en ayudarte a ti y a los empleados a crecer y a mejorar. Ellos son la oportunidad que tienes no sólo para ofrecer tu opinión sino para escuchar lo que sienten que son sus fortalezas, dónde les gustaría recibir más apoyo y las áreas en las que quieren aprender y crecer. Por esta razón, las revisiones funcionan mejor cuando son abordadas como debates abiertos entre un empleador y un empleado. Mantén un tono cálido y amistoso, fija una hora en la que no estarás apurado para salir de la reunión y escucha cuidadosamente los puntos señalados por tu empleado.
5. Documentar lo debatido
   Es fácil olvidarse los puntos importantes abarcados durante una revisión. Para evitar que esto suceda, anota lo que se debatió y los próximos pasos; después, mantén un registro para ti y entrégale una copia al empleado. Puedes usar esas notas y las metas registradas como punto de partida para la próxima revisión.
6. Solicitar opiniones
   Una de las mejores cosas que puede hacer un gerente es solicitar la opinión de sus empleados. Si preguntas qué puedes mejorar estás demostrando tu determinación de ser un buen líder y, probablemente, generes una relación más abierta, colaborativa y positiva. También te servirá para aprender cómo brindarles a los empleados el apoyo que necesitan y ser el líder más eficiente.

Es necesaria una buena comunicación con los empleados a fin de que ellos estén felices y tú puedas alcanzar el éxito. Si deseas consejos acerca de cómo comunicarte eficazmente con tu equipo, visita nuestra sección Liderazgo.

Cómo administrar el tiempo
Un aspecto importante para operar una empresa exitosa consiste en administrar bien el tiempo y en ayudar a los empleados a que ellos manejen bien sus tiempos. En el caso de las pequeñas empresas en particular, dueños y empleados tienden a manejar muchas tareas; por lo tanto, es esencial utilizar el tiempo acertadamente para alcanzar el éxito. A continuación, hallarás algunas maneras para garantizar un óptimo uso del tiempo:

1. Prioriza
   Enséñales a los empleados los elementos que sean de máxima prioridad, media prioridad o menor prioridad. Por ejemplo: la respuesta a la queja de un cliente o un problema con un pedido probablemente requiera de atención inmediata; mientras que una reunión para proponer una promoción nueva posiblemente pueda esperar uno o dos días.
2. Planifica de antemano
   En ocasiones, la creación de planes, independientemente de que sea un plan de negocios o un plan de lanzamiento de un producto nuevo, puede llevar más tiempo del necesario. Sin embargo, la confección de una lista de cosas que hay que hacer para lograr la meta probablemente te ahorre tiempo a largo plazo. La creación de un plan te obliga a considerar los pasos involucrados en el cumplimiento de tu meta y a medir cuánto tiempo necesitarás para cada paso.
3. Evita los obstáculos
   Todos somos conscientes de los obstáculos que resultan en una pérdida de tiempo en el trabajo: charlar demasiado con clientes o compañeros de trabajo continuamente, verificar y responder los correos electrónicos con demasiada frecuencia durante el día o “reaccionar” frente a cuestiones inmediatamente, en lugar de considerar el lugar que ocupan entre tus prioridades. Independientemente de que tú o un empleado estén perdiendo tiempo, el hábito probablemente tenga un costo a largo plazo. Una manera para identificar esas áreas problemáticas para ti consiste en el mantenimiento de un registro detallado de tu tiempo durante el día. ¿Cuándo y cómo pasas el tiempo de manera acertada? ¿En qué áreas podrías mejorar?
4. Ayuda a los empleados a emplear el tiempo de manera acertada
   La mejor manera de administrar tu propio tiempo de manera acertada consiste en alentar a los empleados a que hagan lo mismo. Asegúrate de comenzar las reuniones en horario; mantén cronogramas diarios, semanales y mensuales y aprende a delegar en lugar de intentar hacer malabares para realizar todas las tareas tú mismo. También puedes estimular un buen uso del tiempo felicitando a los empleados cuando administran bien el tiempo o reconociéndolos cuando cumplen con las metas a tiempo. En algunos casos, si el tiempo no es administrado de manera acertada, probablemente tengas que sentarte con el empleado y, cara a cara, aportar ideas sobre maneras de aunar esfuerzos a fin de garantizar un trabajo más eficiente.

Nómina
El pago a los empleados de un salario justo, en tiempo y conforme a la ley constituye una parte importante de la operación de una empresa. Sin embargo, con los impuestos, el seguimiento de la documentación y el cronograma de pagos, a los dueños de empresa ocupados puede resultarles difícil saber por dónde comenzar. A medida que tu empresa vaya creciendo y que aumente el número de empleados, necesitarás estar familiarizado con los requisitos legales respecto de la nómina, tener un cronograma establecido y crear un plan maestro para el mantenimiento de registros de nóminas e impuestos relacionados. Comienza en nuestra sección Nómina.

Jubilación
Como dueño de una pequeña empresa, dedicas mucho tiempo a pensar en el día a día de tus actividades; por lo tanto, es fácil perder de vista tu plan para el futuro. Sin embargo, es importante planificar y ahorrar para tu propia jubilación como manera de proteger tu futuro y el de los hijos, cónyuges o dependientes. Además, una excelente manera de atraer a los candidatos más calificados y retenerlos consiste en ofrecerles un plan de jubilación a tus empleados; esto te ahorrará dinero a largo plazo. Descubre cómo en nuestra sección Jubilación.

Liderazgo
Como líder de tu empresa, tienes el rol singular de definir la visión de tu compañía, de motivar y hacer participar a los empleados y de decidir hacia dónde quieres que tu empresa vaya y cómo. Un paso importante en el mapeado del tipo de líder que eres y deseas ser consiste en saber tu estilo de liderazgo y metas. El aprendizaje de sólidas habilidades de liderazgo, la definición de un plan de comunicación y cómo delegar responsabilidades ayudarán a sellar tu éxito. Descubre más en nuestra sección Liderazgo.

Puedes haber iniciado tu empresa pensando que siempre la operarías por tu cuenta. Sin embargo, la creación de un equipo de empleados para apoyar tus metas es una gran oportunidad para aprovechar las fortalezas de otras personas para beneficio de tu empresa y construir una comunidad que impulse tu empresa hacia el futuro. Desde las tareas administrativas hasta la afinación de tus habilidades de liderazgo, el contar con un plan y trabajar continuamente para mejorar tu proceso y liderazgo valdrán la pena a medida que vaya creciendo tu empresa.