Nómina

Una parte importante de operar una empresa consiste en pagarles a los empleados de manera justa, en tiempo y conforme a la ley. Sin embargo, con los impuestos, el monitoreo de los papeles y la configuración de una planilla de pagos, puede resultar difícil para los dueños de pequeñas empresas tan ocupados en saber por dónde empezar. Si tu empresa crece y aumenta el número de empleados, deberás familiarizarte con los requisitos legales acerca de la nómina, generar una planilla definida para el pago a empleados y preparar un plan maestro para el mantenimiento de registros de empleados e impuestos.

La nómina es el proceso por el cual las compañías pagan los salarios de los empleados. Para muchas empresas con empleados, la nómina es su mayor gasto. También puede resultar un proceso complicado de manejar. Deberás monitorear las horas, clasificar a los empleados, recaudar las primas de seguros médicos y aportes a la jubilación de los empleados y pagar impuestos; lo cual requiere de una cuidadosa planificación y contabilidad.

Existen tres maneras de abordar la nómina: manejarla tú mismo, utilizar un servicio de nóminas o contratar a un experto para que se encargue. Independientemente del abordaje que elijas, sigue siendo tu responsabilidad como líder de la empresa conocer las leyes y requisitos básicos de la nómina.

Conoce los requisitos
Los empleados de una pequeña empresa están cubiertos por legislación laboral nacional, regional y, en ocasiones, local. Verifica con las agencias de tu gobierno las leyes regionales y locales que son de aplicación para tu empresa. Investiga las reglamentaciones vigentes en tu país en relación con:

Leyes vigentes sobre salario mínimo y horas extraordinarias
Empleados exentos y no exentos
Horas extraordinarias
Leyes de trabajo infantil
Salarios con propina
Horas trabajadas
Tiempo de viaje
Tiempo de espera
Tiempo de guardia
Tiempo de descanso
Tiempo de reuniones y capacitación
Habilitación para trabajar
Tiempo de vacaciones

Decide feriados, vacaciones y licencias por enfermedad con goce de sueldo
A medida que abordas la configuración de una planilla de nómina, también tendrás que decidir cuántos días libres con goce de sueldo quieres ofrecerles a tus empleados, si los hubiere. Si bien la legislación federal no exige el pago de días no trabajados a los empleados, sí puede ser obligatorio hacerlo conforme a gobiernos estatales y locales, y el ofrecimiento de esta ventaja puede ayudarte a seguir siendo competitivo frente a otras empresas y a atraer a mejores empleados.

Feriados
Muchos empleadores ofrecen feriados, que varían según el país.

Muchas empresas también ofrecen días con o sin goce de sueldo que los empleados pueden utilizar para feriados religiosos, además de la licencia por duelo (en caso de fallecimiento de un familiar).

Tiempo de vacaciones
A nivel mundial, las empresas les ofrecen a los empleados un tiempo de vacaciones basado en una serie de diferentes factores y el período de vacaciones varía de un país a otro. Puedes decidir si te gustaría que tus empleados completen un determinado período de tiempo antes de acceder a este beneficio. Ello podría ser un año de trabajo o un período de prueba (es decir, un período preliminar). Algunos dueños de empresa permiten que sus empleados ganen un tiempo libre mensual con goce de sueldo (por ejemplo: 8 horas por mes), que pueden tomar en cualquier momento una vez obtenido.

Licencia por enfermedad
Los requisitos de las licencias por enfermedad cambian según el lugar. Incluso si tus leyes locales no te obligan, el otorgamiento de un tiempo libre con goce de sueldo por enfermedad puede ayudarte a seguir siendo competitivo como empleador e, incluso, ahorrarle dinero a tu empresa. Por ejemplo, si un empleado enfermo viene a trabajar, podría enfermarte a ti o a algún otro empleado y ello te costaría valiosos recursos durante un período de tiempo más prolongado. Si esa persona presta servicios directamente a tus clientes, también podría enfermar a tu clientela y resultar en clientes descontentos.

Independientemente de la licencia que decidas ofrecer, es sensato explicarles claramente y por escrito a los empleados nuevos e incluir la explicación en el manual para empleadosk de tu empresa, si tienes uno.

Cómo comenzar con la nómina
Entre manejar los papeles de los empleados, cobrar impuestos y efectuar pagos a entidades regionales y nacionales, la nómina puede resultar una tarea intimidante. A continuación, se enumeran algunos de los pasos que deberás seguir para configurar la nómina de tu empresa.

1. Configurar una planilla de pagos
Esta planilla define cuándo les pagarás a los empleados por un período de tiempo específico trabajado. La mayoría paga por semana, quincena o mes. Decide qué funciona mejor para tu empresa, dependiendo de si deseas la opción más simple en términos de papeles y cálculos (semanal o mensualmente) o la preferida por la mayoría de los empleados (quincenalmente). Cada región tiene requisitos singulares de liquidación de salarios; por lo tanto, asegúrate de verificar la legislación aplicable en tu región o país.

2. Clasificar a los empleados
Debes asegurarte de que tus empleados estén clasificados correctamente para su propio beneficio y para el bien de la empresa. A continuación, se enumeran las principales categorías de empleados que debes conocer:

No exento:

Exento:

3. Aprender los conceptos básicos fiscales
Tanto empleadores como empleados necesitan pagar impuestos nacionales a las ganancias, además de impuestos regionales y locales en algunas áreas.

Las tarifas de cuidados médicos y los aportes jubilatorios también tienen que salir de los cheques de pago de tus empleados en cada período de pago, dependiendo de los beneficios que ofrezcas y que tus empleados elijan.

Para más detalles acerca de los impuestos nacionales por empleo, visita el sitio web de la agencia gubernamental correspondiente. Una idea inteligente es, también, consultar con un contador o asesor impositivo cuando comiences a contratar empleados, sólo para asegurarte de manejar correctamente los impuestos en la nómina.

4. Planificar el control horario
Como empleador, tienes que controlar las horas trabajadas por tus empleados. La mayoría de las empresas hacen que sus empleados no exentos registren sus horas y el dueño las aprueba cada período de pago. Muchas empresas también controlan el tiempo trabajado por los empleados exentos debido a un sinnúmero de razones, incluida una más fácil administración de la nómina y gestión de beneficios. Existen incontables opciones de software que te serán de utilidad.

5. Mantener registros de cada empleado
Cada vez que le das la bienvenida a un nuevo empleado en tu empresa, deberías crear un legajo con la siguiente información. Los datos recomendados son, entre otros:

Nombre completo del empleado y número de identificación fiscal individual o ID de empleado aplicable
Domicilio, incluido el código postal
Fecha de nacimiento, si el empleado es menor de edad.
Sexo y ocupación
Día y hora de la semana en que comienza la semana laboral del empleado
Horas trabajadas por día
Total de horas trabajadas por semana laboral
Base sobre la cual se paga el salario del empleado (por hora, semana, proyecto, etc.)
Tarifa salarial habitual por hora
Total de ingresos por día o semana
Total de ingresos por horas extras en la semana laboral
Todas las adiciones o deducciones del salario del empleado
Total de salarios pagados por cada período de pago
Fecha de pago y período cubierto por el pago

Verifica el sitio web de tu departamento de trabajo local para conocer los requisitos de mantenimiento de registros específicos para la región.

Además de los documentos obligatorios, debes mantener un registro del salario y beneficios del empleado y considerar la posibilidad de guardar evaluaciones, logros y otra documentación en el legajo. Para que este proceso sea lo más sencillo posible, tendrás que configurar un sistema de recolección y mantenimiento de información, independientemente de que sea un legajo físico, digital o ambos.

Opciones de nóminas
Has aprendido los conceptos básicos acerca de la nómina. Ahora es momento de decidir si manejarás el proceso tú mediante un servicio de nóminas o contratarás a un contador para que te ayude. A continuación se listan algunos beneficios, obstáculos y pasos involucrados en cada opción.

1. Hacerlo uno mismo
Esta opción es la que implica menores costos, pero también la que más tiempo conlleva, especialmente si cuentas con muchos empleados o hay en juego otros factores de complicación. También puede inducir a más errores; lo cual podría resultar en penalidades legales o fiscales.

Es probable que quieras, también, elegir un software de nóminas que te asista cuando inicies el proceso. Para más información acerca de cómo mantener buenos registros comerciales aquí nuestros consejos para el mantenimiento de registros.

2. Utilizar un servicio de nóminas
Hay disponibles muchos servicios de nóminas a un costo modesto por trabajador y por período de pago, dependiendo de los servicios y funciones incluidos. Algunas ventajas de esta opción son la posibilidad de destinar menos tiempo a la nómina y más a la administración de tu empresa, y de obtener asesoramiento personalizado sobre nóminas. La desventaja es que cuesta más que si lo haces tú. La mayoría de los servicios cobran a los empleadores por mes o por nómina. Ten en cuenta que igualmente necesitarás mantener registros de los empleados y controlar las horas trabajadas. Considera algunos de los siguientes aspectos cuando investigues qué servicio utilizar:

Costo. ¿Existe una gama de paquetes? ¿Cuál se ajusta mejor a tus necesidades?
Software utilizado. Si la solución está basada en la tecnología, ¿el software se integra bien con el software de contabilidad que utilizas?
Acceso de los empleados. Muchos servicios permiten a los empleados ver en línea sus talones de pago y otra información.
Funciones soportadas. ¿Ofrecen soporte las 24 horas, los 7 días de la semana? ¿Por teléfono o en línea?
Responsabilidad. ¿Asumirán la responsabilidad en caso de error en una nómina o de un problema fiscal relacionado?

3. Contratar un experto
La opción más cara es, también, la que implicará menos tiempo y menos dolores de cabeza. Por lo general, los costos de los servicios de contabilidad varían dependiendo de la experiencia del profesional. Habitualmente, estos honorarios cubren los servicios de contabilidad y soporte más allá de la nómina. Si puedes contratar a alguien que conozcas y que esté especializado en nóminas, probablemente obtengas soporte similar por mucho menos. Otro beneficio agregado del empleo de un profesional especializado en nóminas es que esta persona también puede ayudar en otras áreas de la empresa, por ejemplo, brindando asesoramiento sobre el control de gastos, asistencia para abrir una cuenta bancaria y garantizando que la contabilidad general de tu empresa cumpla con las reglamentaciones. La contratación de un profesional puede reducir también tu grado de responsabilidad.

Si decides contratar a un contador, los siguientes consejos te servirán en la búsqueda del profesional más idóneo:

Considera la posibilidad de encontrar un contador público. Aunque es más caro, este profesional está mucho más calificado y tiene capacitación universitaria; lo que significa que sus servicios y asesoramiento probablemente sean más precisos y pueden ahorrarte potencialmente mucho dinero a largo plazo.
Pregunta la experiencia relevante. ¿La persona tiene experiencia en contabilidad de empresas del mismo tamaño y región que la tuya? Puedes solicitar una lista de clientes para echar un vistazo a las empresas en las que prestó servicios.
Verifica qué experiencia tiene en informática. ¿Está familiarizado con las tecnologías de uso en tu empresa?
Entrevístalo con atención. Debido a que esta persona manejará información confidencial financiera y de recursos humanos de tu empresa, querrás asegurarte de que sea confiable, idónea y honesta. Después de la entrevista, verifica las referencias e, incluso, considera la posibilidad de corroborar sus antecedentes.
Decide si virtual o local. ¿Prefieres a alguien con quien reunirte personalmente o te sientes cómodo comunicándote por correo electrónico, teléfono y videollamada?

Cuando se trata de planificación y ejecución de nóminas, el conocimiento es mitad de la batalla ganada. Independientemente de que hagas las cosas tú mismo, las delegues a un empleado o contrates a alguien para que lo haga, al principio lleva trabajo y planificación. Sólo recuerda que es importante mantener la información de nóminas en carácter confidencial; por lo tanto, sólo depende de personal o profesionales confiables para realizar la tarea. Una vez que hayas implementado un buen sistema, probablemente se vaya facilitando la tarea en cada período de pago.