Preparación ante desastres

Huracanes. Inundaciones. Terremotos. Pandemias. Tifones. Incendios forestales. Estos desastres naturales y sanitarios pueden devastar comunidades enteras y a las pequeñas empresas que residen en ellas — incluso forzando a algunas a cerrar. Ésa es la razón por la cual es importante tener implementado un plan para desastres antes de que suceda lo inesperado.

Si bien los desastres no pueden evitarse, puedes tener implementado un plan que describa qué hacer antes, durante y después de dicho evento con el propósito de minimizar el impacto que ejercerá en las operaciones diarias de tu empresa. Asegúrate de tener cubierto lo siguiente antes de una emergencia:

• Asegúrate de que el seguro cubra toda pérdida de tu empresa y lee la póliza de seguro de principio a fin para estar familiarizado con su contenido cuando la necesites.
• Mantén al día tus documentos financieros a fin de poder solicitar préstamos inmediatamente después de un desastre a fin de que tu empresa pueda continuar operativa.
• Mantén un inventario detallado de todos tus equipos y productos a fin de tenerlo listo cuando debas presentar las reclamaciones del seguro.
• Confecciona planes de comunicaciones ante crisis y de respuesta ante emergencias antes de un desastre.
• Guarda la información de contacto de los empleados y proveedores de tu tienda en la nube; así sabrás, de ser necesario, adónde comunicarte con el personal.

Existen pasos específicos que podrás seguir antes, durante y después de un potencial desastre a fin de protegerte tú y tu empresa. Antes de que suceda un desastre, deberás crear un “kit de supervivencia” financiera que incluya documentación esencial para guardar en un sistema basado en la nube. Durante el desastre, deberás activar un plan de respuesta ante emergencias con el propósito de evacuar a los empleados. Una vez ocurrido el desastre, realiza una evaluación detallada de los daños a tu empresa y determina si necesitarás pedir un prestado que te ayude a financiar la reparación y reconstrucción.

Antes del desastre: Desarrolla un plan de respuesta.

Mucho antes de que suceda un desastre — independientemente de que sea un terremoto, un huracán, una inundación o una pandemia — debes desarrollar un plan de respuesta ante emergencias para proteger a tus empleados, la propiedad, equipos e inventario. Capacita a los empleados para que aprendan cómo salir del edificio en forma segura durante una emergencia. Asigna a un empleado para que sea líder de un equipo de evacuación y proporciónale una lista completa de todos los empleados y de las áreas en las que se desempeñan. Ese líder de equipo guiará a los empleados a un punto de encuentro designado reservado para emergencias y ayudará a identificar quién de la lista está presente, lesionado o desaparecido. También es prudente preparar un kit para emergencias con artículos esenciales de resistencia ante desastres. Igual de importante es que tus principales documentos empresariales y financieros estén guardados en la nube o respaldados en un lugar seguro. Al prepararte para un potencial desastre, haz una lista detallada de todos los equipos y vehículos; así podrás reportarlos cuando presentes una reclamación en tu compañía de seguros.

Crea un plan de respuesta ante emergencias
Antes de sufrir algún desastre, debes tener desarrollado un plan para proteger a tus empleados, tu empresa y equipos. Este plan debería incluir:

• Cómo alertar a tus empleados de una emergencia, incluida información de contactos de fácil acceso.
• Plan de evacuación de la empresa que describa un punto de reunión a una distancia segura y fuera de la empresa, en caso de incendio o de un siniestro similar.
• Capacitación en el plan de emergencias para empleados nuevos y existentes.
• Plan de capacitación para la protección de empleados contra materiales peligrosos.
• Contactos de la compañía de seguros en relación con cobertura y reclamaciones, además de números de pólizas y de teléfono para facilitar las llamadas sobre reclamaciones.
• Listas de proveedores a fin de adquirir los equipos y materiales necesarios para la reconstrucción.

Prepara un kit para emergencias
Debes guardar tu kit en bolsas de plástico herméticas y colocarlo en uno o dos contenedores fáciles de transportar, por ejemplo, cajas de plástico o bolsos de lona. Si los funcionarios del gobierno local y de policía te ordenan quedarte donde estás, sea en la oficina o en el hogar, por tu seguridad es importante seguir estas instrucciones para refugiarte en el lugar. El kit de emergencias debe incluir lo siguiente:

• Un galón de agua por persona y por día para consumo e higiene que te permita sobrevivir, por lo menos, tres días.
• Una provisión de alimentos no perecederos que te permita sobrevivir, por lo menos, tres días.
• Radio a batería o radio dinamo a manivela y una radio de clima con alerta por tonos.
• Flashlight
• Kit de primeros auxilios
• Baterías adicionales
• Silbato de ayuda
• Máscaras antipolvo para ayudar a filtrar el aire contaminado, y lonas de plástico y cinta de embalaje para poder refugiarte en la empresa hasta que el desastre haya pasado.
• Toallitas húmedas, bolsas de residuos y precintos de plástico para higiene personal.
• Llave o pinzas para inhabilitar servicios públicos.
• Abridor manual de latas.
• Mapas locales.
• Teléfono celular con cargadores y batería de reserva.

Crea un kit de respaldo de la documentación financiera
Durante un desastre, los documentos esenciales de la empresa pueden dañarse, perderse o destruirse. Al guardar todos tus principales documentos financieros y comerciales en la nube o en un disco duro externo localizado fuera de la empresa garantizarás un fácil acceso a los archivos necesarios para poder solicitar un préstamo en caso de desastre. La nube, donde guardas archivos digitales en un servidor basado en Internet, constituye una mejor opción para proteger la información de tu empresa y te permitirá obtener acceso a proyectos o documentos en forma remota después del desastre. Asegúrate de tener copias de tu póliza de seguro en esa misma nube. Selecciona una compañía que aloje (o guarde) esta información en servidores localizados en otra ciudad para asegurarte de que, en caso de que ocurra un desastre de magnitud (por ejemplo, una inundación o un huracán) no habrá riesgo de pérdida de tus registros.

Cómo manejar pagos
Es importante saber cómo cubrirás los costos en caso de desastre. Para muchos dueños de empresa, implica tener que abrir una línea de crédito reservada para realizar las compras posteriores a una emergencia. Una línea de crédito empresarial como ésta permite a una empresa pedir dinero prestado, pagarlo y volver a pedir más hasta alcanzar el límite de crédito — similar a una tarjeta de crédito. Algunas las ofrecen bancos; otras, instituciones financieras no bancarias; por lo tanto, averigua qué opciones tienes disponibles a fin de determinar cuál es la que más te conviene. De ser posible, es buena idea tener a disposición suficiente cantidad de dinero en efectivo en el banco para poder cubrir los gastos empresariales durante tres meses en caso de una emergencia. Puedes pagar muchas cosas con una tarjeta de crédito, pero los salarios e impuestos laborales sólo pueden pagarse con dinero en efectivo. Es importante no dejar de pagarles a tus empleados; de esa forma, estarán dispuestos a ayudar con el proceso de limpieza y reapertura. Si reservas ese efectivo, podrás realizar ventas y cubrir gastos inesperados en caso de quedarte sin electricidad. Considera, también, un sistema de puntos de venta basado en dispositivo móvil, que te permitirá aceptar pagos en caso de interrupción del servicio público.

Seguros
Es importante contar con el seguro adecuado para garantizar la cobertura de tu empresa en caso de desastre natural. Cuando averigües en compañías de seguros, busca las que ofrezcan una explicación detallada de las primas de seguros (el monto que una empresa paga por una póliza de seguro), la cobertura (el monto del riesgo o responsabilidad cubierta para un individuo o entidad mediante servicios de seguro) y los deducibles (el monto fijo que debes pagar, además de la prima, hasta una pérdida o responsabilidad antes de que la compañía de seguros comience a pagar en tu nombre).

Estudia las opciones de deducibles y primas bajas, medianas y altas, y averigua bien todas las excepciones a la cobertura. Podría ser tentador elegir la póliza con la prima de menor valor. Sin embargo, una póliza con una prima mensual menor, típicamente, tendrá un deducible mayor. Un plan con un pago mensual más alto y un deducible más bajo podría ser una mejor opción, pues puedes tener poca disponibilidad de efectivo cuando tu empresa se recupera de un desastre. Antes de decidirte por una póliza, analiza tu situación financiera y resuelve qué es lo mejor para tu empresa.

Existen varias pólizas de seguro que pueden ayudarte a reconstruir y a recuperarte financieramente después de un desastre, incluida la cobertura para inmuebles comerciales y por daños; lo cual puede incluir el seguro por interrupción de la actividad comercial. Esta cobertura resulta de utilidad si no puedes ejercer la actividad después de una emergencia o desastre natural inesperado. Ten en cuenta, además, que los seguros no cubren inundaciones durante la interrupción de una actividad comercial. Otros desastres naturales tales como huracanes, incendios, etc. pueden calificar para interrupción de la actividad comercial. Considera las alternativas de contratar a un agente o adquirir el seguro directamente de una compañía aseguradora, pues los agentes son expertos en el tipo de cobertura que necesitas.

Listas de proveedores y clientes
Conserva una lista actualizada de todos tus empleados, proveedores y clientes antes de que ocurra un desastre; así podrás ponerte en contacto con ellos en caso de que suceda. La lista de proveedores debe incluir nombre de la empresa, tipo de servicio prestado, nombre del contacto, domicilio, número de teléfono, dirección de correo electrónico y sitio web, si lo hubiere. Agrega también a potenciales proveedores de quienes puedas adquirir materiales tales como paneles laterales, ventanas o placas sheetrock para la reconstrucción de tu empresa, o los muebles y equipos que necesitas para operarla. Cuando pongas en funcionamiento tu plan de respuesta ante emergencias, contarás con la información de contacto necesaria para reparar tu empresa y anunciar la reapertura.

Durante un desastre natural

Activa el plan de respuesta ante emergencias creado previamente para asegurar tus activos y proteger a tu personal. Una vez alertado de la amenaza de un desastre, como por ejemplo un huracán o una repentina inundación, escucha las advertencias y noticieros locales para conocer qué rutas son las recomendadas para abandonar la empresa en forma segura antes de iniciar la evacuación.

La seguridad de la vida de los empleados es la prioridad. Orienta a tus empleados para que lleguen en forma segura a sus hogares o áreas específicas designadas por los funcionarios de la comunidad como refugios transitorios. Localiza tu kit para emergencias, que necesitarás si decides capear un temporal o una pandemia durante un período de tiempo indeterminado. Planifica la disponibilidad de suministros para, por lo menos, tres días.

Independientemente de que hayas sufrido un huracán, terremoto o pandemia, repasa una lista de desastres a fin de asegurar máxima seguridad para tu empresa.

Después de un desastre natural

Tu principal prioridad después de un desastre debe ser tu seguridad y la de tu equipo; después, deberás abordar los posibles daños a tu empresa. Después del desastre, es importante comunicarte con empleados, proveedores y clientes en el momento adecuado y con el mensaje adecuado. También es importante ponerse en contacto con compañías de seguros para presentar reclamaciones y con empresas de restauraciones que te puedan ayudar en la reconstrucción. De ser posible, identifica a una empresa de restauración local antes de que se produzca un desastre en lugar de intentar encontrar una en el último minuto; así podrás obtener su ayuda rápidamente.

Además, intenta llamar e informar acerca de tu necesidad de un reclamo de seguro ni bien sepas que necesitarás uno. Una llamada temprana te colocará entre los primeros de la lista; lo cual significa que un ajustador de reclamos se pondrá en contacto contigo lo antes posible. Esta llamada temprana podría acelerar los pagos en caso de que califiques.

¿Qué hacer inmediatamente después de un desastre natural?
Dentro del día o de los dos días del evento, asegúrate de hacer lo siguiente:

• Localiza a todos los empleados y evalúa sus necesidades.
• Evalúa los daños a tu empresa, equipos y existencias.
• Recurre a todas las reclamaciones de seguros y guarda los números de reclamaciones en la nube.
• Ponte en contacto con la compañía de restauraciones que te ayudará en la reconstrucción.
• Consigue los suministros de mayor demanda (por ej.: placas sheetrock, contenedores grandes de basura y oficinas/casas móviles).
• Alquila vehículos para reemplazar a los que se perdieron o están dañados.
• Comunica tu plan de limpieza y reapertura y confecciona programas para los empleados y para la compañía de restauraciones.
• Avísales a tus clientes si tienes abierto o cerrado e infórmales acerca del estado de sus pedidos.
• Ponte en contacto con tu locador o acreedor hipotecario a fin de mantener líneas abiertas de comunicación durante una pandemia.

Una vez abordadas las necesidades más inmediatas después de un desastre, existen cuatro áreas en las que deberás enfocarte: empleados, dinero, condición de los equipos y vuelta a las operaciones.

Seguridad y comunicaciones de los empleados
Asegúrate de que todos tus empleados estén seguros y presentes, y de que sus necesidades personales estén satisfechas. Por ejemplo: ¿tienen un hogar adónde ir y transporte para llegar? ¿Es su hogar un lugar seguro donde pueden refugiarse durante un período de tiempo prolongado? Ofréceles todo el apoyo y considera armar un grupo de correo electrónico o chat para tus empleados con el propósito de crear una red de apoyo. La comunicación de la estabilidad de tu empresa a tus empleados será crucial en ese momento. Comparte el plan de reconstrucción de tu empresa y confírmales que sus puestos en ella están garantizados (si ése fuere el caso).

Si cuentas con la cobertura adecuada, asegúrate de que tus empleados estén enterados de que tu seguro cubrirá la nómina, es decir, que se les pagará su salario. Si tu seguro no se hará cargo de dichos gastos, evalúa si tienes o no suficiente efectivo para cubrir los salarios. Los empleados deben pagar la renta o hipoteca y otros gastos esenciales del hogar y tienen que saber si la nómina se verá afectada o no. Sé realista y comprende que, si no puedes pagarles, tendrán que buscar otro trabajo por necesidad y no porque quieran abandonar la compañía. Es importante que puedas conservar a los empleados en la plantilla de trabajadores; si los pierdes pondrás en peligro la recuperación de tu compañía después de un desastre.

Al comunicarte con empleados, proveedores y clientes deberás enviar mensajes específicos para cada grupo. A continuación, se ofrece una guía de temas para que puedes abordar:

• Empleados: Comparte las novedades acerca de la seguridad, de la condición de la empresa y de tu capacidad para pagarles a los empleados después del desastre debido a un potencial cierre de las operaciones.
• Proveedores: Comunica la necesidad de productos a los principales proveedores para que puedan reabastecerte de existencias y mejorar tu capacidad de reconstrucción y reapertura de la empresa a la brevedad.
• Clientes: Transmite la fecha en que esperas reabrir tu empresa y si será en el mismo lugar, en otro temporario o en un sitio nuevo.

Es prudente reevaluar tu cobertura del seguro después del desastre, pues probablemente hayan variado tus necesidades. No podrás cambiar la cobertura de toda reclamación referida a este evento, pero podrías modificarla a fin de estar preparado para futuros desastres.

Evalúa los daños físicos
Una vez que sea seguro evaluar los daños que sufrió tu empresa, documéntalos con fotografías y/o videos a los efectos de las reclamaciones del seguro. Prepara una lista de todos los artículos dañados utilizando la lista de inventario creada previo al desastre y guarda los recibos de las reparaciones realizadas para incluir dichos detalles en las reclamaciones del seguro. Toma fotos o haz videos de los equipos y vehículos dañados y anota los números de serie de cada uno. Si se perdió parte del inventario por el desastre natural, obtén copias de las facturas de los proveedores para ayudar a reconstruir tus registros. En la medida de lo posible, las facturas deberían ser de, por lo menos, un año calendario atrás.

En caso de inundaciones reiteradas, tendrás que demostrar que reemplazaste todos los artículos que la compañía de seguros pagó para los siguientes eventos previos. Tal vez deban reemplazarse equipos de manufactura y oficina, computadoras y vehículos, dependiendo de la gravedad del desastre. Probablemente se haya perdido tu inventario físico. Ésta es un área para la que se necesitará una cantidad de dinero significativa (gastos de capital) a fin de volver a poner en marcha tu empresa. Cuando procures reemplazar los equipos por nuevos o reacondicionados, considera la posibilidad de adquirirlos fuera de la zona afectada por el desastre. Sé cauteloso si vas a comprar un vehículo en un área dañada por las inundaciones, pues los vendedores podrían tener inventario dañado. Las señales que indican que un vehículo podría estar dañado son, entre otras, alfombras manchadas, problemas eléctricos, óxido en las bisagras u olores desagradables en el vehículo. Asimismo, inmediatamente después de un desastre natural, podrían aumentar los precios por las existencias de un distribuidor afectado y por interrupciones en la cadena de suministros.

Antes de inspeccionar los daños, asegúrate de que tus empleados estén capacitados en el manipuleo de materiales peligrosos provenientes de las operaciones de tu empresa o de la comunidad afectada (por ej.: aguas residuales en la inundación) conforme a las pautas estipuladas por el Centro de Control y Prevención de Desastres. En emergencias tales como huracanes e inundaciones pueden liberarse en el entorno productos químicos domésticos, médicos e industriales.

Evalúa tu situación financiera
A pesar de las circunstancias difíciles y estresantes, tienes que evaluar tu situación financiera después de un desastre. Si necesitas más fondos para pagarles a tus empleados durante un cierre temporario de la empresa, considera la posibilidad de solicitar préstamos puente que, por lo general, otorgan una infusión rápida de efectivo, fondos de emergencia establecidos para recuperarse de un desastre o, tal vez, ofrezcan algunas concesiones que te serán de ayuda. Una buena calificación crediticia previo al desastre podría ayudar a incrementar tus posibilidades de aprobación de un préstamo. Las opciones de préstamos son, entre otras:

• Subvenciones: Los dueños de empresa a quienes se les deniega un préstamo podrían ser elegibles para otras formas de asistencia, incluidas subvenciones. Éstas pueden cubrir gastos médicos, reparación de vehículos, herramientas o equipos necesarios para trabajar.
• Proveedores: Vale la pena informarles a tus proveedores grandes que puedan residir en otro lugar que has experimentado pérdidas significativas y que estás a la búsqueda de subvenciones o de asistencia financiera. Tal vez algunos estén dispuestos a ofrecerte descuentos u otro tipo de ayuda financiera si cuentan con los medios para hacerlo.
• Préstamos puente: Consulta si hay disponibles préstamos-puente en tu región. Este tipo de préstamos te permite obtener efectivo rápidamente para pagarles a los empleados.

Es prudente reevaluar tu cobertura de seguro después del desastre, pues tus necesidades podrían haber variado. No podrás cambiar tu cobertura de reclamaciones relacionadas con este evento, pero podrías modificarla a fin de estar preparado para futuros desastres.

Limpieza y reconstrucción
Inmediatamente después del desastre, puedes ponerte en contacto con los proveedores identificados en tu plan de respuesta ante emergencias que te proveerán los suministros necesarios para volver a operar tu empresa (por ej.: placas sheetrock después de una inundación). También puedes averiguar en otros comercios locales que vendan los suministros que necesitas para llevar a cabo tu actividad.

Éste es también un buen momento para obtener acceso a la información financiera y datos comerciales de la compañía que respaldaste en un disco duro externo localizado afuera de la empresa o en la nube.

Después de un desastre, ponte en contacto de inmediato con tu compañía de seguros y bríndale información acerca de cómo comunicarte contigo si te ves imposibilitado de tener abiertas las puertas de tu empresa. Infórmales del estado de los daños en tu empresa y confirma cuáles son sus requisitos antes de presentar tu reclamación (es decir, fotos de los daños y registros empresariales que demuestren el valor de los equipos deteriorados o destruidos). Si existen cuestiones de seguridad en tu empresa que puedas reparar fácilmente, documenta los daños y efectúa las reparaciones antes de la visita del ajustador de seguros para evaluar los daños a tu propiedad. No descartes los materiales o equipos dañados antes de la llegada del ajustador.

Organízate lo mejor posible para documentar los daños a los efectos del seguro. Mantén una lista abierta de números de reclamaciones de seguros, contactos en la compañía de seguros que maneja tu reclamación y una lista actualizada de los daños a tu empresa causados por el evento. La recopilación de toda la información que tu compañía de seguros requerirá para tramitar una reclamación es una tarea intensa. La mayor parte del trabajo de compilación de una lista detallada de inventario y equipos tiene que haber sido realizada de antemano, desde antes de que suceda un desastre.

Infórmales a los clientes que reabriste tu empresa
Después de la reconstrucción, es importante que les avises a los clientes que has reabierto tu empresa. Ellos esperan que las operaciones sean las habituales, independientemente de la condición de recuperación de tu empresa después del desastre. Si no pueden prestar un nivel de servicios determinado, es prudente alertar a los clientes del cambio o considerar la posibilidad de esperar antes de la reapertura, pues una modificación en el servicio puede hacer que busquen los servicios de otra empresa.

En cuanto reabras tus puertas, considera utilizar un letrero temporario para promocionar el hecho de que has reabierto las puertas y actualizar tu sitio web y canales de redes sociales a fin de que tu base de clientes sepa que estás de nuevo en actividad.

Recursos

Los dueños de pequeñas empresas pueden acceder al siguiente recurso durante un desastre o después de él.