Digitalización de empresas

Cada empresa tiene muchas oportunidades para simplificar procesos y utilizar herramientas digitales que puedan ayudar a reducir costos y a ahorrarte tiempo. Al hacerlo, puedes enfocarte en otras tareas importantes asociadas a la operación de una empresa. La digitalización de tu empresa implica el uso de una variedad de tecnologías para lograr mayor eficiencia, por ejemplo: procesos de conversión de documentos en papel a digitales y uso de diferentes herramientas para mejorar la gestión de inventarios y la contabilidad, entre otros procesos.

La digitalización brinda soluciones a problemas de organización y permite que los dueños de empresa tengan más control de sus operaciones empresariales. Los procesos con uso intensivo de papel pueden implicar más esfuerzo y dinero, que podrían utilizarse mejor para otras cosas, y un mayor riesgo en caso de pérdida o destrucción accidental de registros. La migración a prácticas digitales también puede ejercer un impacto positivo en el medio ambiente debido a una reducción en el uso de papel.

La evaluación activa de tecnologías digitales puede ayudarte a mantener una ventaja competitiva y a mejorar la eficiencia de tu empresa. Existen muchas maneras de digitalizar tu empresa, incluido el uso de software de contabilidad, envío de facturas electrónicas, promoción de tu empresa por Internet y registro en la banca en línea.

Simplificación de operaciones
Una faceta de tu empresa que puede beneficiarse con la digitalización son tus operaciones diarias. La eliminación del uso de papel y las comunicaciones electrónicas pueden ayudarte a mantenerte organizado y a obtener un fácil acceso a información importante independientemente de donde te encuentres. Ello te ayudará a clasificar y buscar documentación importante con facilidad.

Puedes dejar de usar papel en diversas partes de tu empresa. Algunas de las áreas donde puede resultar beneficioso son: Banca, Publicidad y Presupuestos. Una disminución en el uso de papel ayudará a que tu empresa se mantenga organizada y reducirás la cantidad de residuos. Si bien este proceso es gratificante, querrás evaluar bien qué sistemas le sirven a tu empresa, dependiendo de tus antecedentes y necesidades específicas.

Oferta de productos y servicios por Internet
Llevar a tu empresa a operar en línea podría abrir nuevas corrientes de ingresos y atraer más clientes. Si eres básicamente una empresa centrada en productos, podrías vender por Internet. Además, independientemente de que vendas productos o servicios, considera la posibilidad de listar tus ofertas en un sitio web a fin de poder llegar mejor a los clientes.

Cambia tus archivos en papel a un formato digital
Si guardas tus registros importantes, incluidos ventas, lista de clientes, proveedores, documentos fiscales y contratos en una computadora podrías mantenerlos más seguros que teniéndolo sólo copias en papel. También podrías utilizar programas basados en la nube que te permitan acceder a tus archivos desde cualquier lugar. Si todos tus archivos están en un solo lugar y fácilmente accesibles podrás encontrar lo que necesitas cuando lo necesites y evitarás que los archivos se pierdan.

Transforma tu sistema de gestión de inventarios
Si tu empresa vende bienes físicos, la inversión en un sistema digital de gestión de inventarios podría ayudarte a simplificar operaciones. El control de inventario de manera digital puede ayudar a realizar conteos precisos, facilitar envíos e identificar la falta de inventario. Aprende más acerca de cómo manejar tu inventario.

Actualiza tu sistema de facturación
En lugar de imprimir facturas, habla con tus clientes o proveedores acerca de cómo migrar a la facturación digital, que facilita la vista y el procesamiento de facturas, y reduce el uso de papel. A continuación, hallarás una plantilla de facturas que puedes utilizar para comenzar.

La automatización de este sistema puede, además, ayudar a reducir errores, acelerar los tiempos de entrega y mantenerte organizado. Podrás determinar rápidamente qué facturas se han enviado, cuándo dinero adeudas, cuándo se paga una factura y si tus clientes están atrasados en sus pagos. Aprende más acerca de los conceptos básicos de la facturación y del mantenimiento de registros.

Digitaliza tu sistema de puntos de venta (PDV)
Otra manera de simplificar tus finanzas consiste en utilizar un dispositivo de punto de venta (PDV) conectado a un sistema de PDV. El dispositivo, por ejemplo, una caja registradora o lectora de tarjetas, tableta o incluso sólo su teléfono móvil, es lo que utilizarás para procesar transacciones. El sistema puede guardar y organizar toda tu información de ventas e, incluso, vincularse a tu software de contabilidad y sistemas de gestión de inventarios. Además, usted puede darles a los clientes la opción de enviarles recibos digitales en lugar de los tradicionales en papel.

Como resultado de ello, cada vez que realices una venta se registrarán automáticamente tus registros financieros e inventario. Algunos sistemas de PDV, incluso, alertan a tus empleados cuando necesites pedir más suministros y te indican qué productos son los favoritos de los clientes. Asegúrese de contar con una conexión segura con Internet para sus PDV en línea. Aprende más acerca de cómo configurar sistemas de PDV.

Migra a una banca sin papel
La banca en línea facilita la verificación rápida de los saldos de tus cuentas, el monitoreo de tu dinero y la transferencia de fondos directamente de una cuenta a otra sin tener que ir a la sucursal bancaria. La aceptación y el envío de pagos por Internet puede ahorrarte tiempo y ser más seguro que manipular grandes cantidades de efectivo. Aprende más acerca de las ventajas y desventajas de la banca en línea.

Prueba los servicios de seguimiento de presupuestos en línea
Una parte esencial de operar una empresa son los presupuestos. A fin de ayudarte a efectuar el seguimiento de tus finanzas y de garantizar que estés siempre dentro del presupuesto, considera la posibilidad de probar un servicio de seguimiento de presupuestos en línea. Ésta es una manera conveniente de monitorear tus gastos y ahorros, además de controlar los avances hacia el logro de metas más amplias. Aprende más acerca de los conceptos básicos de los presupuestos.

Utiliza software de contabilidad
El software de contabilidad puede ayudarte a registrar, resumir, analizar e informar tus transacciones financieras. Existen muchas aplicaciones y servicios de contabilidad por Internet disponibles con una serie de posibilidades. Dependiendo de tus necesidades específicas, el uso de software en línea resulta de utilidad para organizar tu contabilidad, monitorear los pagos y prepararte para la época de presentación de impuestos. Aprende más acerca del mantenimiento de registros y de la contabilidad.

Cómo aprovechar al máximo las oportunidades promocionales
La introducción de oportunidades de promoción digital para tu empresa podría ayudarte a llegar a más clientes y a incrementar tus ingresos. Al promover tu empresa en múltiples lugares por Internet, les será más fácil a los clientes encontrarte. Esta posibilidad podría tomar la forma de un sitio web, de mercadeo digital y de otro tipo de promoción digital.

Lleva tu mercadeo y promociones a Internet
Puedes usar una variedad de herramientas y tácticas de mercadeo y promocionales para hacer crecer tu empresa. Por ejemplo: podrías intentar creando diferentes anuncios y otorgándole a cada uno un único código de promoción. Después podrás rastrear los códigos que los clientes utilizan; lo cual te ayudará a comprender qué anuncios vale la pena continuar y cuáles deberían dejar se pagarse.

Con la publicidad digital, usted también puede apuntar a tipos de personas específicos que tienen más probabilidad de convertirse en clientes suyos basado en datos de comportamiento recabados por su herramienta de análisis; con lo cual, usted podrá aprovechar al máximo su presupuesto de mercadotecnia. Aprenda más acerca de los métodos para promocionar su empresa digitalmente y cómo medir el éxito.